Calendarios – 09 de Octubre

Introducción La cuarta sesión de formación de HERRAMIENTA360 se centró en el módulo de Calendarios y Agendado de Reuniones, con el objetivo de enseñar a los usuarios cómo conectar sus calendarios externos (Google, Outlook), configurar su disponibilidad horaria y gestionar de forma eficiente las citas, reuniones y visitas comerciales directamente desde la herramienta. Durante la sesión, Klinsmann Fabián Valerio Gómez realizó una demostración práctica del funcionamiento de los calendarios dentro del CRM, mientras Daniel García complementó la explicación con recomendaciones estratégicas para la correcta implementación y coordinación entre los distintos departamentos de la empresa. Conexión de calendarios externos El primer paso que se explicó fue la integración del calendario personal o profesional con el CRM. Los usuarios pueden conectar su cuenta de Google Calendar o Outlook desde el apartado de Configuración → Mi Perfil, lo que permite sincronizar automáticamente sus eventos y evitar conflictos de horario. De esta forma, las reuniones que ya existan en el calendario del usuario se reflejan en HERRAMIENTA360 y viceversa, asegurando que el sistema evite solapamientos con otras citas. Esta conexión también es clave para que, cuando un cliente reserve una reunión, el sistema respete los horarios ya ocupados y muestre únicamente las franjas disponibles. Configuración de disponibilidad Dentro de Mi Perfil, cada usuario puede definir su disponibilidad de reuniones. Este ajuste es independiente del horario laboral general y sirve únicamente para marcar los periodos en los que está dispuesto a atender citas con clientes o compañeros. El proceso es el siguiente: Seleccionar los días de la semana en los que se desea estar disponible. Definir uno o varios bloques horarios por día (por ejemplo, de 8:00 a 9:00 y de 15:00 a 16:00). Guardar los cambios con el botón Actualizar disponibilidad. De esta manera, cuando un cliente accede al calendario público del usuario, verá únicamente los horarios habilitados, lo que evita reservas fuera del rango deseado. Klinsmann enfatizó que este ajuste no define el horario laboral completo, sino solo los espacios dedicados a reuniones. Creación y gestión de calendarios En la segunda parte de la sesión, se explicó cómo crear y personalizar calendarios dentro del sistema. Los usuarios pueden acceder al módulo Calendarios desde el menú principal o desde Configuración → Calendarios. Una vez dentro, se presentan tres vistas principales: Vista de calendario — muestra las citas en formato mensual o semanal. Vista de lista de citas — presenta todas las reuniones programadas en formato tabla. Configuración — permite crear, editar o eliminar calendarios. Existen distintos tipos de calendarios: Reserva personal (1 a 1): pensado para citas entre un usuario y un cliente. Rotación (varios a uno): permite que varios miembros del equipo compartan el mismo calendario para distribuir reuniones con un solo cliente. Para crear un nuevo calendario, se debe asignar: Nombre del calendario y descripción. Usuario o usuarios responsables. Duración de las reuniones (30 min, 45 min, 1 hora, etc.). URL personalizada (por ejemplo, miempresa.com/cita-nombre). Disponibilidad, que se sincroniza automáticamente con el perfil del usuario. El sistema también incluye calendarios predefinidos, como «Reserva una llamada» o «Sesiones personalizadas», que pueden utilizarse sin necesidad de configuración avanzada. Compartir y editar calendarios Una vez creado el calendario, el usuario puede: Editar sus datos, cambiar el logo o la marca visible. Compartir el enlace del calendario para que los clientes reserven directamente su cita. Activar o desactivar el calendario según necesidad. Daniel García explicó que, en los programas de implementación gestionados por TuEmpresa360, los calendarios se configuran directamente por el equipo técnico, de modo que los clientes no necesitan preocuparse por su creación inicial. Sin embargo, se recomienda conocer su estructura básica para poder modificar detalles menores, como horarios o descripciones. Formas de agendar una cita Se detallaron tres métodos principales para agendar una cita dentro del CRM: Desde el módulo de CalendariosEl usuario selecciona un día y hora disponibles en su calendario y crea la cita manualmente. Se pueden definir el título, miembro asignado, zona horaria, duración, contacto asociado y notas internas. Desde ConversacionesMientras se conversa con un cliente por WhatsApp o email, se puede agendar la cita directamente desde el icono del calendario lateral. El sistema vincula automáticamente la cita al contacto activo y genera un registro en su ficha. Desde la ficha del ContactoEn la sección de Citas, se pueden ver las reuniones pasadas y programar nuevas directamente relacionadas con ese cliente. Estas opciones hacen posible que cualquier miembro del equipo –comercial, atención o técnico– pueda crear reuniones de forma rápida y ordenada. Asignación de citas a otros compañeros Durante la demostración, se mostró cómo un usuario puede agendar citas en nombre de otro compañero.Para ello, basta con: Seleccionar el calendario del compañero en cuestión. Consultar su disponibilidad (el sistema solo muestra huecos libres). Crear la cita con el cliente correspondiente. Esto permite que, por ejemplo, una coordinadora pueda organizar las visitas o videollamadas del equipo comercial sin necesidad de preguntar sus horarios. Daniel recalcó que cada comercial o técnico debe mantener su calendario actualizado al menos con 14 días de antelación, de forma que cualquier miembro del equipo (o incluso la inteligencia artificial del CRM) pueda programar citas automáticamente con plena fiabilidad. Automatizaciones y notificaciones El módulo de calendarios se integra con el sistema de automatizaciones del CRM.Cada acción (reserva, confirmación o cancelación de cita) puede activar notificaciones automáticas tanto para el usuario interno como para el cliente. Por ejemplo: Cuando un cliente agenda una reunión, recibe un correo o WhatsApp de confirmación. El usuario asignado recibe un aviso interno y por email. Si el cliente no confirma su cita en un plazo determinado, se le reenvía un recordatorio. En caso de cancelación, se notifica automáticamente a ambas partes. Estas automatizaciones pueden personalizarse para ajustar el número y el momento de los recordatorios (por ejemplo, una hora antes y diez minutos antes de la reunión). Visualización de calendarios y sincronización Se revisó la diferencia entre las vistas mensual y semanal, y cómo los colores y patrones de los eventos indican el estado de cada cita: Recuadro con relleno: cita confirmada. Recuadro sin relleno: cita pendiente o libre. Además, se destacó que los calendarios externos sincronizados (Google, Outlook, Apple) no muestran los detalles de los eventos privados, sino únicamente los horarios ocupados. Esto garantiza la privacidad del usuario, pero permite a los demás compañeros saber cuándo no está disponible. Uso desde la aplicación móvil Daniel García mostró cómo los usuarios pueden acceder al calendario desde la aplicación móvil de HERRAMIENTA360.En el icono del calendario, se pueden ver todas las citas del día, marcar reuniones como «confirmadas» o «no asistidas», enviar mensajes rápidos a los clientes (por ejemplo, «voy de camino» o «llego con retraso») y gestionar toda la agenda sin necesidad de acceder desde el ordenador. Organización interna y buenas prácticas Daniel recalcó la importancia de mantener los calendarios actualizados para que el sistema pueda gestionar las citas de forma automática.A medio plazo, el objetivo es que el propio CRM o la inteligencia artificial integrada pueda agendar reuniones de forma autónoma, basándose en la disponibilidad de cada miembro del equipo.Además, se recordó que la comunicación con los clientes debe realizarse siempre desde el CRM o su aplicación móvil, utilizando los canales centralizados de la empresa.De esta forma, todos los mensajes, llamadas y citas quedan registrados en la ficha del cliente, facilitando la trazabilidad