Ir al contenidoIntroducción La tercera sesión de formación de HERRAMIENTA360 se centró en el módulo de Oportunidades de Venta (Clientes Potenciales), donde se explicó de forma detallada cómo gestionar todo el proceso comercial dentro de la plataforma: desde la creación de oportunidades hasta su seguimiento, cierre y análisis mediante informes. El objetivo fue que los usuarios comprendieran la estructura del embudo de ventas, aprendieran a crear y actualizar oportunidades correctamente y conocieran las posibilidades de automatización del sistema. Concepto de oportunidad de venta Daniel García comenzó explicando el concepto base: una oportunidad nace siempre de un contacto existente. Un mismo cliente puede tener varias oportunidades si solicita diferentes servicios o presupuestos. Este enfoque permite mantener una gestión clara y trazable de los procesos comerciales sin duplicar información. Se destacó la importancia de identificar correctamente cuándo un contacto se convierte en una oportunidad de venta y cómo la herramienta permite gestionar varias oportunidades asociadas a un mismo cliente, según el tipo de servicio o producto ofertado. Estructura y configuración del pipeline Las oportunidades se organizan dentro de secuencias de venta o pipelines, que dividen el proceso comercial en etapas.Se explicó que lo ideal es tener un pipeline por cada vertical o tipo de servicio, aunque se puede unificar en uno solo si el flujo comercial es similar. Etapas más comunes recomendadas: Nuevo interesado Contactado En conversación Llamada agendada Envío de presupuesto / reunión de venta Cierre (ganado, perdido o abandonado) Cada empresa puede adaptar estas etapas a su realidad, pero Daniel insistió en la importancia de definirlas antes de implementarlas en el CRM para garantizar un proceso uniforme entre todos los comerciales. Creación de oportunidades Se mostraron las tres formas principales de crear una oportunidad de venta: Desde la bandeja de conversaciones: cuando un contacto muestra interés o solicita información, puede generarse una oportunidad directamente desde el chat mediante el icono lateral de «añadir oportunidad». Desde la ficha del contacto: accediendo al apartado «Clientes potenciales» y pulsando en «Añadir». Desde el panel general de oportunidades: permitiendo ver y crear oportunidades de manera centralizada. Campos principales que se completan al crear una oportunidad: Nombre de la oportunidad (por ejemplo, «Juan Pérez — Servicio X») Secuencia y etapa en la que se encuentra Valor estimado de la oportunidad (€) Propietario (comercial responsable) Seguidor (supervisor o gestor) Fuente del lead (Facebook, web, formulario, referido, WhatsApp, etc.) Estado (abierta, ganada, perdida, abandonada) Daniel recalcó que la fuente del cliente potencial es un dato esencial, ya que alimenta los informes de origen de ventas y permite medir la rentabilidad de las campañas de marketing. Actualización y seguimiento de oportunidades Una vez creada la oportunidad, puede actualizarse de distintas formas: Arrastrando la tarjeta entre columnas en el tablero visual. Modificando su estado directamente desde la ficha del contacto o desde el propio chat. El panel de oportunidades ofrece dos vistas: Vista por columnas, que permite visualizar fácilmente las etapas del pipeline y arrastrar oportunidades de una a otra. Vista en tabla, más adecuada para búsquedas masivas y filtrado avanzado. Durante la sesión se explicó cómo registrar citas o llamadas dentro de una oportunidad. Al agendar una reunión, el sistema puede reflejar automáticamente que esa oportunidad se encuentra en la etapa «Llamada agendada», facilitando la trazabilidad comercial. Estados de oportunidad y su interpretación Los estados definen la situación general de una oportunidad: Abierta: proceso comercial en curso. Ganada: venta cerrada, contrato firmado o pago recibido. Perdida: cliente rechaza la oferta (indicando motivo). Abandonada: cliente no responde o se interrumpe el proceso sin motivo concreto. La razón de pérdida debe registrarse siempre que se marque una oportunidad como «perdida». Esto permite generar informes de motivos de abandono (competencia, precio, falta de interés, etc.) y ayuda a mejorar las estrategias comerciales. Filtros avanzados y segmentaciones Se enseñó a utilizar los filtros avanzados para localizar oportunidades según múltiples criterios: Propietario Fuente de captación Estado o etapa Fecha de creación o última actualización Valor económico Próxima cita o reunión agendada Gracias a estos filtros, los equipos comerciales pueden generar listas dinámicas que muestren, por ejemplo, los clientes con llamadas pendientes o los que no han tenido actividad en los últimos tres días. También se explicó cómo guardar estos filtros como listas inteligentes, que se actualizan automáticamente y sirven para priorizar el seguimiento diario. Automatizaciones y recomendaciones Daniel destacó que, aunque en esta fase el proceso se gestiona de forma manual, el objetivo es automatizar los pasos más repetitivos.Ejemplo: cuando un comercial agende una llamada, la oportunidad se actualice automáticamente a la etapa «Llamada agendada», o cuando se marque como ganada, se notifique automáticamente al área administrativa para iniciar la facturación. Se recordó que estas automatizaciones se definen posteriormente en las reuniones uno a uno con cada empresa, una vez el proceso comercial esté claramente identificado. Informes y analíticas Se mostró cómo los datos introducidos en las oportunidades generan informes en tiempo real sobre: Total de oportunidades creadas Valor económico global Tasa de cierre y efectividad (%) Número de oportunidades ganadas, perdidas o en curso Rendimiento por agente comercial Fuentes de captación más rentables Estos informes permiten medir el desempeño del equipo, comparar resultados entre comerciales y tomar decisiones estratégicas basadas en datos objetivos. Ejemplo práctico Durante la demostración, se crearon varias oportunidades de prueba para mostrar cómo se reflejan automáticamente en el panel de ventas y en los informes.Se analizaron ejemplos de clientes en distintas etapas, se asignaron propietarios, se programaron citas de prueba y se revisaron las etiquetas y campos personalizados visibles en cada ficha. También se realizó una simulación de cómo un contacto puede tener varias oportunidades abiertas, cada una con su propio estado y seguimiento, sin interferir con las demás.
